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La secretaria personal en el ámbito corporativo

¿Qué es una secretaria personal?

Una secretaria personal es una profesional que realiza los trabajos diarios o puntuales a cargos directivos dentro de una empresa u organización.

Esta persona realiza trabajos de apoyo administrativo a personal superior, ya sea al gerente o director general, puede ser que pertenezca a la misma empresa o que sea personal independiente.

Su principal misión es ayudar a reducir la carga de trabajo del personal directivo a la vez que para velar por la eficiencia de las tareas a realizar.

Muchas veces la secretaria personal puede realizar este trabajo por periodos de tiempos parciales donde requiera su ayuda o apoyo.

 

¿Cuáles son sus principales funciones?

La variedad de tareas a realizar son variadas y pueden ir desde la gestión del tiempo y la agenda, hasta la atención telefónica, pasando por la gestión de la correspondencia acompañamiento o acogida en viajes de negocio o la organización de proyectos diversos.

Entre los trabajos más importantes que puede desarrollar la secretaría personal, podemos enumerar las siguientes:

  • Filtran las llamadas que recibe el gerente, redirigiendo a los departamentos correspondientes que no le son propios.
  • Gestionan la agenda, organizan las reuniones, gestionan viajes, reservas de hoteles y billetes de avión.
  • Desarrollan una larga lista de tareas administrativas y de secretariado, como por ejemplo envío de correos electrónicos, preparación de informes, actas de reuniones y procesamiento de textos.
  • Preparación de reuniones con busca de información especializada y redactado de la información de manera clara y concisa.

 

Todas estas tareas a realizar por la secretaria personal tienen que ir acompañadas de unas aptitudes o habilidades personales que no son menores por el correcto desarrollo de su trabajo.

En muchos casos estas aptitudes son mucho más importantes que los conocimientos técnicos que se supone que tienen que tener estos profesionales.

 

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Algunas de las aptitudes que tiene que tener una secretaría personal

Entre las aptitudes que requiere la secretaria personal en desataca por encima de todo el ser una persona versátil.

Las aptitudes principales son:

  • Una fuerte habilidad por la comunicación tanto verbal como escrita.
  • Excelentes dotes de organización.
  • Qué preste una fuerte atención a los detalles.
  • Discreta y que sepa gestionar información confidencial.
  • Mantener la calma y capacitada para trabajar bajo presión.
  • Altas dotes de planificación y saber priorizar los trabajos.

 

Algunas veces la figura de la secretaria personal se realizar tareas por entidades o asociaciones sin ánimo de lucro, como las Ampa, Asociaciones de Comerciantes, ONG’S.

También a PYMES y pequeños comercios que no disponen de personal propio, pero demandan de externalizar estos trabajos para ocuparse de su actividad principal.

Estas entidades requieren unas tareas más relacionadas con los trabajos administrativos y de contabilidad, como gestión de recibos, domiciliaciones bancarias, asentamientos contables, fiscalidad, etc.

Nilza Machatine

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