935 726 872

La secretaria personal en l’àmbit corporatiu

Què és un secretaria personal?

Un secretaria personal és una professional que realitza les feines diàries o puntuals a càrrecs directius dintre d’una empresa o organització.

Aquesta persona realitza feines de suport administratiu a personal superior, sigui al gerent o director general, pot ser que pertanyi a la mateixa empresa o que sigui personal independent.

La seva principal missió és ajudar a reduir la càrrega de treball del personal directiu i alhora que per vetllar per l’eficiència de les tasques a realitzar.

Moltes vegades la secretaria personal pot realitzar aquesta feina per períodes de temps parcials on requereixi la seva ajuda o suport.

 

Quines són les seves principals funcions?

La varietat de tasques a realitzar són variades i poden anar des de la gestió del temps i l’agenda, fins a l’atenció telefònica, passant per la gestió de la correspondència acompanyament o acollida en viatges de negoci o l’organització de projectes diversos.

Entre les feines més importants que pot desenvolupar la secretaria personal, en podem enumerar les següents:

  • Filtren les trucades que rep el gerent, redirigint als departaments corresponents que no li són propis.
  • Gestionen l’agenda, organitzen les reunions, gestionen viatges, reserves d’hotels i bitllets d’avió.
  • Desenvolupen una llarga llista de tasques administratives i de secretariat, com per exemple enviament de correus electrònics, preparació d’informes, actes de reunions i processament de textos.
  • Preparació de reunions amb cerca d’informació especialitzada i redactat de la informació de manera clara i concisa.

 

Totes aquestes tasques a realitzar per la secretaria personal han d’anar acompanyades d’unes aptituds o habilitats personals que no són menors pel correcte desenvolupament de la seva feina.

En molts casos aquestes aptituds són molt més importants que els coneixements tècnics que se suposa que han de tenir aquests professionals.

 

feines-administratives-secretaria-personal

 

Algunes de les aptituds que ha de tenir una secretaria personal

Entre les aptituds que requereix la secretaria personal en desataca per damunt de tot el ser una persona versàtil.

Les aptituds principals són:

  • Una forta habilitat per la comunicació tant verbal com escrita.
  • Excel·lents dots d’organització.
  • Què presti una forta atenció als detalls.
  • Discreta i que sàpiga gestionar informació confidencial.
  • Mantenir la calma i capacitada per treballar sota pressió.
  • Altes dots de planificació i saber prioritzar les feines.

 

Algunes vegades la figura de la secretaria personal es realitzar tasques per entitats o associacions sense ànim de lucre, com les Ampa, Associacions de Comerciants, ONG’S.

També a PIMES i petits comerços que no disposen de personal propi, però demanden d’externalitzar aquestes feines per ocupar-se de la seva activitat principal.

Aquestes entitats requereixen unes tasques més relacionades amb les feines administratives i de comptabilitat, com gestió de rebuts, domiciliacions bancàries, assentaments comptables, fiscalitat, etc.

Nilza Machatine

Leave a Reply Text

L'adreça electrònica no es publicarà. Els camps necessaris estan marcats amb *

Aquest lloc utilitza Akismet per reduir els comentaris brossa. Apreneu com es processen les dades dels comentaris.